オフィス移転の流れとポイント・効果的なチェックリスト

オフィス移転は、企業にとって非常に大きな時間・費用・人的リソースのともなう事業です。 オフィス移転を成功させるために担当者が事前に考えておくべき重要な4つのポイントを、移転前から当日・移転後までの流れをそれぞれの時期に合わせて使えるチェックリストとともに紹介していきます。

JLLでは、アフターコロナに対応したオフィスのあり方や多様な働き方の実現に向けた「ワークプレイス5つの柱」を提唱しています。

【ワークプレイス5つの柱】

1. New Workstyle & Premium Experience（新しいワークスタイルと体験の融合）
2. Technology & New Discovery（テクノロジーと新しい発見）
3. Connectivity & Networking（コミュニケーションと人とのつながり）
4. Well-being & Creative Recharge（ウェルビーイングと創造性の向上）
5. Sustainable Thinking（持続可能な視点）

この理念にもとづきJLLがオフィス移転をサポートした企業にて、移転コスト削減・労働環境改善・従業員のロイヤルティ向上などの大きな効果が得られた成功事例もぜひ参考にして下さい。

目次

• オフィス移転までの流れと効果的なチェックリスト
• オフィス移転の6ヶ月以上前から必要な準備
• 新オフィスに関する準備（6ヶ月以上前）
• 新オフィス チェックリスト（6ヶ月以上前）
• オフィス移転の6ヶ月前に行うこと
• 新オフィスに関する準備（6ヶ月前）
• 新オフィス チェックリスト（6ヶ月前）
• 旧オフィスに関する準備（6ヶ月前）
• 旧オフィス チェックリスト（6ヶ月前）
• オフィス移転1ヶ月前～移転後に行うこと
• 新オフィスに関する準備（1ヶ月前～移転後）
• 新オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）
• 旧オフィスに関する準備（（1ヶ月前～移転後）
• 旧オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）
• オフィス移転を進める上で欠かせない4つの戦略ポイント
• フレキシブルな働き方に対応したオフィスづくり
• 企業ブランディングを考慮したオフィスコンセプト策定
• 目的に沿ったオフィスタイプの選定
• 移転後の課題解決効果の検証
• オフィス移転の成功事例
• 居抜き物件によってコスト削減に成功したオフィス移転事例
• 人材確保や従業員の帰属意識を改善したオフィス構築の事例
• 空室枯渇の京都市内でフレキシブルなニーズ変化をとらえたオフィス移転事例
• チェックリストの活用で万全なオフィス移転を

オフィス移転までの流れと効果的なチェックリスト

オフィス移転を滞りなく効果的に進めるには、どの時期に何をすればいいのかを明確にし、チェックリスト化しておくことが不可欠です。 以下は、時期ごとに行うべきプロセスと一般的なチェックリストになります。 ぜひ、当ページを印刷をしてご利用ください。

オフィス移転の6ヶ月以上前から必要な準備

オフィスの規模にもよりますが、一般的には6か月前には移転の手続きや作業を本格的に開始します。それまでに、以下のプランニング作業を進めておきましょう。

新オフィスに関する準備（6ヶ月以上前）

まずは今回のオフィス移転でどのような課題を解決し、どのような結果を得たいのか、移転の目的を明確化します。次に各部署の年間計画等をふまえて具体的な移転のスケジュールを計画立案します。最後に上記の条件を満たす移転先のオフィス選びを開始しましょう。

新オフィス チェックリスト（6ヶ月以上前）

オフィス移転の6ヶ月前に行うこと

移転予定日の6か月前からは、いよいよ実際の契約に向けて交渉や手続きを行います。

新オフィスに関する準備（6ヶ月前）

決定した新オフィスの賃貸契約書を締結し、具体的なオフィス内部のプランニングやレイアウトを検討・決定します。この段階は実務的な作業の数も非常に多いため、チェックリストでの確認をさらにしっかりと行いましょう。

新オフィス チェックリスト（6ヶ月前）

旧オフィスに関する準備（6ヶ月前）

旧オフィスの解約条件等を再確認し、解約手続きを行います。移転にともなう工事・搬出業者の手配、外部への周知連絡も開始します。

旧オフィス チェックリスト（6ヶ月前）

オフィス移転1ヶ月前～移転後に行うこと

いよいよオフィス移転直前となる1ヶ月前から当日～移転後に行うことは以下のようなものが挙げられます。

新オフィスに関する準備（1ヶ月前～移転後）

新オフィスの運用ルールを整理し、社内各所へ共有します。ビルの管理者側へも必要な手続きを確認して進めましょう。

新オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）

旧オフィスに関する準備（1ヶ月前～移転後）

オフィスの移転が完了すれば、行政やライフラインへの所在地変更にともなう届出や手続を行います。こちらも件数が多いため、漏れのないようチェックリストをご活用下さい。

旧オフィスの原状回復と引き渡しもすみやかに行います。

旧オフィス チェックリスト（1ヶ月前～移転後）

オフィス移転を進める上で欠かせない4つの戦略ポイント

企業がオフィス移転を考える理由はさまざまですが、かつてのように事業規模拡大や縮小にともなうオフィス面積の問題や設備の老朽化といったハード面だけでなく、より戦略的な視点での移転計画がこれからの時代のトレンドになってゆくと考えられます。

移転時に検討・実施すべき要素のなかでも重要な4つの戦略ポイントを解説します。

フレキシブルな働き方に対応したオフィスづくり

2020年のコロナ禍を境にオフィスや働き方のスタンダードは大きく変化し、ニューノーマルの働き方として「ハイブリッドワーク」を取り入れる企業が増えています。

ハイブリッドワークとは、ミーティングのオンライン化、勤務日や勤務時間、勤務場所（自宅・サテライトオフィスなど）を個人が設定できる、よりフレキシブルなワークスタイルです。

また日本における少子化問題やジェンダーギャップ解消は喫緊の課題であり、男女を問わず育休や時短勤務・企業内託児所などが活用できる働き方の浸透が社会全体で求められています。移転後に自社がどのような勤務体制を取るのか、そのためにはどのようなオフィス構築が必要なのかを長期的に見据えたプランニングが不可欠です。

企業ブランディングを考慮したオフィスコンセプト策定

顧客に選ばれ第一想起される企業には確固たるブランドイメージが存在します。オフィスのコンセプトを明確にすることで、クライアント・パートナーなど外部に向けてのブランディング効果が期待できます。

また戦略的なブランディングを実践できているオフィスでは、広報・開発・営業といった部署のみならず、バックオフィス系を含むすべての部署の従業員が自社のブランドを理解し、同じ方向性のもと働くことが可能になります。

さらに、少子高齢化社会において人材採用と確保は今後ますます厳しくなることが予想されるなか、適切なオフィスコンセプトの設定と実施・発信を行うことにより、自社の理念とマッチした人材を採用できる可能性もより高まっていきます。

目的に沿ったオフィスタイプの選定

オフィス移転の大きな効果・目的の1つにコスト削減が挙げられ、最適なオフィスタイプの選定により、事業規模や人件費に影響を与えずコスト削減が実現します。

全従業員の出勤を前提としたコアオフィスの固定観念を取り除き、幅広い選択肢からオフィスのありかたを検討することで、移転後のコスト最適化が可能です。

新しいタイプのオフィスには、都心または郊外で複数の会社が共同でオフィスを使用するシェアオフィス、内装工事や什器家具が備え付けのCIRCLES平河町、COERU SHIBUYA（コエル渋谷）、ビズミックス淀屋橋、四条SETビルといったセットアップオフィス、前入居者が設備を残しているため初期費用が抑えられる居抜きオフィスなどがあげられます。

移転後の課題解決効果の検証

オフィス移転は、それ自体ではなく移転によって自社の抱える課題を解決することが目的です。例えば、移転後に企業のコンセプトに合ったオフィス環境や働き方が実現し従業員のパフォーマンスやロイヤルティが向上する、コストが削減できてビジネスの成長に寄与する……といった効果が得られなければいけません。そのために欠かせないのが効果の検証です。社員へのヒアリングといったソフト面での検証に加え、オフィスの利用率を可視化するテクノロジーツールもより明確な数値を導き出すために有効です。

オフィス移転の成功事例

居抜き物件によってコスト削減に成功したオフィス移転事例

リーガルテックサービスを提供するL社は、2021年に東京・日比谷から豊洲へ本社オフィスを移転しました。同社の手がけるソフトウェア研究開発ニーズの高まりに合わせ、希望条件（都心に近い立地・ワンフロア）に合わせキャパシティ拡張が可能な物件として、希少な大区画の居抜き物件を確保することで大幅なコスト削減に成功しています。

人材確保や従業員の帰属意識を改善したオフィス構築の事例

法人向けITソリューション開発提供を行うN社は、7フロアに分散するオフィスを移転統合し、社員の誇りとなる魅力的なオフィス構築を実現しました。コロナ禍により発生したさらなる課題によりプロジェクトの変更を余儀なくされましたが、安全なオフィス環境やテレワークが可能なシステム整備を推進し、最終的に当初想定予算の4割減にて期間内の移転を完了。一体感や帰属意識から生まれるイノベーション創出や人材確保と長期雇用につながるオフィス構築に成功しています。

空室枯渇の京都市内でフレキシブルなニーズ変化をとらえたオフィス移転事例

京都で自治体や大学など公共性の高い顧客を中心にITソリューションを提供するK社は、2022年5月に本社オフィスを移転し、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドな働き方を開始しました。京都市は景観に配慮した都市計画により高層オフィスビルが少なく、条件に合ったオフィス探しは難航しましたが、フリーアドレス化と異なるコンセプトに基づく4フロアのオフィス構築で、課題であった労働環境の改善とコミュニケーションの向上、人材採用の安定化を解決できました。

チェックリストの活用で万全なオフィス移転を

今回は、スムーズなオフィス移転のために押さえておくべきポイントと、漏れなく準備を進めるためのチェックリストをご紹介しました。

オフィス移転の成功には、ハード面や費用はもちろんですが、そこで働く「人」の満足度や課題解決に気を配ることも欠かせません。

このチェックリストはそうした人的側面も包括した内容となっていますので、経営・総務などオフィス移転のキーパーソンとなるご担当者はぜひプリントアウトしてご活用下さい。

より具体的なオフィス移転のスケジュールや、豊富な成功事例に基づき自社に最適化したアドバイスをお求めなら、JLLまでお気軽にご相談下さい。